Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung

Neue Wege für Pastoral und Verwaltung

Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung

Wichtigstes Ziel ist die Bereitstellung einer professionellen Rundumversorgung der Haus- und Mietverwaltung durch spezialisierte, externe Dienstleister für die Mietobjekte der Gemeinden. Die Betreuung und Abrechnung der Mietobjekte in den Gemeinden wird ab Mitte 2017 nicht mehr aus den Rendanturen erfolgen. Kirchenvorstände werden wirksam von den vielfältigen, aufwendigen und zum Teil sehr komplexen Aufgaben entlastet.

 

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Detaillierte Informationen und Arbeitshilfen

 

Zuletzt aktualisiert: 15. Juni 2016

Auslagerung Haus- und Mietverwaltung

Drei Gründe führten zur Verlagerung der Haus- und Mietverwaltung:

  1. Viele KV/KGV-Mitglieder und leitende Pfarrer haben den Wunsch, von dieser zeitaufwendigen und verantwortungsvollen Aufgabe wirksam entlastet zu werden. Gerade durch Fusionen von Kirchengemeinden ist das Arbeitsaufkommen stark gestiegen. Komplexe Themen wie Mietpreisbremse, Betriebskostenabrechnung oder Energieeinsparverordnung verstärken Verantwortlichkeiten und Risiken und damit auch den Aufwand.
  2. Die Rendanturen werden von den Gemeinden heute in sehr unterschiedlicher Intensität um Unterstützung gebeten. Das erschwert die Ressourcenplanung der Rendanturen –in der Haus- und Mietverwaltung und auch in weiteren Fachbereichen. Die zumeist kleinen Fachbereiche in den Rendanturen können nicht hinreichend verlässlich den Service bieten, wie er von spezialisierten Anbietern erwartet werden kann, deren Kerngeschäft die Haus- und Mietverwaltung ist.
  3. Die überwiegend guten Erfahrungen bestärken in bereits bestehenden Kooperationen von Kirchengemeinden mit externen Haus- und Mietverwaltungen die Entscheidung zur Auslagerung. So berichten viele Kirchenvorstände von spürbarer Entlastung.

Generell sollten so viele Gebäude wie möglich ausgelagert werden.

Die Verwaltung von Gebäuden, in denen sich überwiegend oder ausschließlich Wohnungen (Mietwohnungen und/oder Dienstwohnungen) befinden, ist an einen externen Dienstleister auszulagern. Dies gilt ebenfalls für Gebäude, die überwiegend oder ausschließlich gewerblich vermietete Einheiten (z.B. Arztpraxen, Einzelhandel, etc.) und Wohnungen umfassen.

Auch die Verwaltung von Gebäuden, die zum Teil auch pfarrlich genutzt werden, soll möglichst an eine Haus- und Mietverwaltung übergeben werden. Ein Beispiel kann das Pastoralbüro oder eine Dienstwohnung sein, welches zusammen mit mehreren vermieteten Wohnungen in einem gemeinsamen Gebäude liegt. Objekte, die zum überwiegenden Teil pfarrlich genutzt werden, verbleiben weiterhin in der Verwaltung der Rendantur, wenn es nicht im Einzelfall gelingen sollte, die Verwaltung an einen externen Dienstleister zu übertragen.

Grundsätzlich verbleibt die Verwaltung der ausschließlich pfarrlich genutzten Gebäude in den Rendanturen. Dazu gehören Kirchen, Kapellen, Pfarrheime, Pfarrbüchereien, Kita-Gebäude etc. Hier ist der Verwaltungsaufwand ein anderer, da keine Mieten, Nebenkosten etc. abgerechnet werden.

Die Rendantur wird sich zukünftig ausschließlich um die buchhalterische Verwaltung der nicht auslagerungsfähigen und rein pfarrlich genutzten Gebäude kümmern können. Die Rendantur überwacht und bucht die Zahlungseingänge der externen Verwaltung. Mietimmobilien können nicht mehr durch die Rendanturen betreut werden.

Das Leistungsspektrum der externen Verwalter reicht bis zu einer Rundumversorgung und berücksichtigt die individuelle Unterstützungsleistung, die der Kirchenvorstand übernehmen will. In jedem Fall behält der Kirchenvorstand die Entscheidungs- und Steuerungshoheit über die Gebäude. Auf Wunsch der Kirchenvorstände kann der Dienstleistungsumfang der externen Verwaltungen punktuell angepasst werden, so dass einzelne Aufgaben auch weiterhin selbst durch den Kirchenvorstand erbracht werden, z.B. die Mieterauswahl.

Es wurden zwei Leistungspakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang formuliert, wobei aus Sicht der Projektverantwortlichen das erste empfohlen wird:

  • Das „Leistungspaket Plus“ umfasst die Übertragung einer sogenannten Vollverwaltung. Diese enthält gewöhnlich die vollständige Durchführung eines Mieterwechsels, die Durchführung des Mietinkassos sowie einen Hausmeisterservice, ggf. mit Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst und der Erledigung von Kleinreparaturen. Auf Wunsch entscheidet der Kirchenvorstand über die Auswahl der Mieter sowie über die Planung und Durchführung von Instandsetzungsmaßnahmen. Ansonsten sind auch diese Aufgaben Bestandteil des Leistungspaketes. Bei Auswahl dieses Leitungspaketes wird der Kirchenvorstand von den laufenden Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung weitestgehend entlastet.
  • Das „Leistungspaket Standard“ umfasst Aufgaben, die in der Regel mit Aufwand vor Ort verbunden sind, jedoch keine Vollverwaltung. Einige Aufgaben sind daher weiter vom Kirchenvorstand zu bearbeiten, z.B. die Mieterwechsel mit Wohnungsbesichtigungen und -übergaben sowie Vertragsunterzeichnungen, die Planung und Betreuung von Reparaturmaßnahmen, die Prüfung und Beauftragung von Mieterhöhungen sowie die Einleitung von Maßnahmen des Mietinkassos. Bei Auswahl dieses Leistungspaketes wird der Kirchenvorstand von einigen laufenden Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung entlastet, jedoch in geringerem Maße, als dies bei dem Leistungspaket Plus der Fall wäre.

Für die Kirchenvorstände sowie für die Rendanturen wurde ein umfangreicher Katalog an Unterlagen erarbeitet, der größtenteils online zur Verfügung steht. (> Link zum Dokumentencenter). Dieser umfasst Leitfäden, Arbeitshilfen, Muster-Ausschreibungsunterlagen und Musterverträge und wird nach Bedarf ergänzt:

  • Leitfäden zur Ausschreibung und zur Auswahl der passenden Dienstleister
  • Arbeitshilfen in Form von Checklisten mit Übersichten über die zu erledigenden Aufgaben, z.B. die Übergabe von Grundrissen, die Formulierung von Kriterien zur Mieterauswahl, die Erteilung einer Verwaltervollmacht etc.
  • Arbeitshilfen in Form von Objektsteckbriefen zur Zusammenfassung der wichtigsten Daten eines Gebäudes als Übersicht, z.B. zur Einholung von Angeboten und Einleitung der Ausschreibungen
  • Vergaberegeln und Vorschläge für mögliche Vergabekriterien als Unterstützung beim Ausschreibungsverfahren
  • Muster-Ausschreibungsunterlagen für die Angebotseinholung bei verschiedenen Dienstleistern
  • Mustervertrage als Beispiel für eine mögliche Ausgestaltung des Vertrages zwischen der Kirchengemeinde und dem externen Dienstleister
  • Darüber hinaus wurden mit der Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH, Köln, und der Rheinwohnungsbau GmbH, Düsseldorf, entsprechende Verwaltungsverträge abgestimmt, die die Kirchengemeinden bei diesen Hausverwaltungen ohne separates Auswahlverfahren bzw. Vertragsverhandlungen abschließen können.
  • Nicht zuletzt unterstützt das Projektbüro bei einem Angebotsvergleich.

Das Projektbüro erreichen Sie jeweils dienstags und donnerstags von 8:30 Uhr bis 19:00 Uhr unter 0221 1642 2285 oder unter neue-wege@erzbistum-koeln.de.

Dann muss dieser die Haus- und Mietverwaltung in Eigenregie übernehmen, also mindestens ein Mitglied damit beauftragen. Zugleich muss festgelegt werden, welche Aufgaben genau das einzelne Mitglied bearbeitet, welche Entscheidungen im gesamten Gremium getroffen werden und auch wie eine Vertretungsregelung sichergestellt wird. Vor dieser Entscheidung sollten der Aufgabenumfang und die Aufgabenvielfalt in der jeweiligen Kirchengemeinde bedacht werden. Denn zusätzlich zu den bisherigen Aufgaben kommen unter anderem Mieterkontenführung, Zahlungsabwicklung, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung und Wirtschaftsplanung hinzu. Auch die Risiken, die mit dieser Entscheidung einhergehen, sollten in die Betrachtung einbezogen werden.

Die Rendanturen und die zukünftigen Verwaltungsleitungen können diese Aufgabe zukünftig nicht mehr übernehmen, auch das Erzbischöfliche Generalvikariat wird die Aufgaben nicht bearbeiten. Da die Aufgaben zunehmend aufwendiger und komplexer werden, sollte deshalb die Chance zur Entlastung unbedingt genutzt werden. Bis Mai 2016 haben bereits 220 Kirchengemeinden einen Beschluss zur Auslagerung getroffen und bereiten sich gerade darauf vor, den Service eines externen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, erste Kirchengemeinden haben die Auslagerung schon abgeschlossen.

Selbstverständlich. Falls Kirchengemeinden nur über wenige Gebäude verfügen und möglicherweise keinen externen Dienstleister finden, sollte die Möglichkeit genutzt werden, den Gebäudebestand mehrerer (benachbarter) Kirchengemeinden gemeinsam an einen externen Dienstleister zu übergeben, so dass sich aus dieser Bündelung hinreichend große „Pakete“ für den Dienstleister ergeben. Eine solche Bündelung kann auf der Ebene des Seelsorgebereichs, aber auch auf größerer Ebene, z.B. des Dekanates oder der Kommune erfolgen.

Die Kosten der externen Dienstleister sind aus den Mieterträgen zu finanzieren. Dafür entfällt die Verwaltungsumlage für die ausgelagerten Objekte, die bislang an das Erzbistum zu entrichten war. Die Kosten für die Unterstützungsleistungen bei der Umstellung der Haus- und Mietverwaltung trägt komplett das Erzbistum.