Abteilung Verwaltungsleitungen - Einsatz und regionale Begleitung

 

Die Abteilung „Verwaltungsleitungen – Einsatz und regionale Begleitung“ - geleitet von Herrn Heinz-Josef Schmitz - wird in den kommenden Jahren bis 2020 die Implementierung von Verwaltungsleitungen in allen 180 Seelsorgebereichen unseres Erzbistums Köln als Schwerpunkt haben. Darüber hinaus geht es um die Begleitung und Qualifizierung der jetzt schon tätigen Kolleginnen und Kollegen, die die Aufgabe der Verwaltungsleitung seit 2015 übernommen haben.

 

Einführung von Verwaltungsleitungen

Im Anschluss an eine Pilotphase, die intensiv begleitet und extern ausgewertet wurde, ist im Mai 2016 beschlossen worden, dass in den nächsten Jahren in den Seelsorgebereichen des Erzbistums Verwaltungsleiter/innen eingesetzt werden.

Als hauptamtliche Kräfte übernehmen sie insbesondere Aufgaben in der Personalführung und der Kita-Verwaltung, um die Pfarrer wirksam von ihren Verwaltungsaufgaben zu entlasten.

Download: FAQs zu diesem Thema (PDF)

Alltag eines Pfarrers

„Über den Alltag eines Pfarrers“ hat Pfr. Michael Kuhlmann einen Artikel im Winter-Pfarrbrief 2016 seines Seelsorgebereiches Nippes/Bilderstöckchen verfasst. Beispielhaft vermittelt dieser Artikel einen intensiven Einblick in das bunte Leben in einer Pfarrei sowie die vielfältigen Aufgaben, die ein Pfarrer als Seelsorger und als Leiter einer Pfarrei hat. > Artikel

 

Einführung von Verwaltungsleitungen

Ein wesentlicher Teil der Verwaltungsarbeit in den Gemeinden ist die Personalführung und -entwicklung. Dies wird auch eine Hauptaufgabe der Verwaltungsleitung sein. Künftig wird sie die Vorgesetzte für alle Mitarbeitenden im Seelsorgebereich sein – mit Ausnahme der Pastoralen Dienste, hier bleibt der Pfarrer der Vorgesetzte. Die Verwaltungsleitung leitet somit auch das Pastoralbüro.

Sie übernimmt außerdem die Trägervertretung für die Kindertageseinrichtungen des Seelsorgebereichs. Sie arbeitet eng mit dem Kirchenvorstand der Kirchengemeinde bzw. der Verbandsvertretung des Kirchengemeindeverbandes zusammen und unterstützt diese bei der Gremienarbeit, indem sie die Sitzungen vor- und nachbereitet und viele koordinierende Aufgaben übernimmt. Eine weitere Aufgabe liegt in der Organisationsentwicklung der Gemeinde. Die Verwaltungsleitung entwickelt die Strukturen, Prozesse, Abläufe und Informationsflüsse für eine gelingende Zusammenarbeit weiter.

 

Die Verwaltungsleitungen sollen als Führungskräfte die Pfarrer entlasten. Von einer Arbeitsgruppe aus Vertretern der Kirchengemeinden, der Rendanturen und des Generalvikariats wurde für die Verwaltungsleitungen ein klares Aufgabenprofil erstellt. Es geht darum, die Kompetenzen und Fähigkeiten der Verwaltungsleitungen bei der Vielzahl an Aufgaben, die sie im Seelsorgebereich übernehmen können, bestmöglich für das Ziel zu nutzen. Die Abwicklung von Baumaßnahmen oder die Finanzsteuerung der Pfarrei gehören deshalb nicht dazu. Denn über die Finanzen in der Pfarrei bestimmt der Kirchenvorstand, diese Verantwortung darf und wird ihm niemand abnehmen. Und bei Baumaßnahmen haben der Kirchenvorstand, die Rendantur, das Generalvikariat und vor allem der Architekt ihre Verantwortlichkeiten. Bei größeren Baumaßnahmen ist zudem eine zusätzliche externe Projektsteuerung möglich.

In 15 Pilotseelsorgebereichen wurde das Konzept erprobt und die Erfahrungen durch zwei externe Professoren der Katholischen Hochschule überprüft.

Die Ergebnisse der Evaluierung zeigen, dass die Entlastung für die Pfarrer schon nach wenigen Wochen und Monaten greifbar ist. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Pfarrer und Verwaltungsleitung ist durchweg gelungen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kirchengemeinde sind froh, dass ein permanenter Ansprechpartner da ist. Übereinstimmend wird zurückgemeldet, dass die Etablierung von Verwaltungsleitung richtig, wichtig und notwendig ist.

Die Evaluierung offenbart jedoch auch noch Verbesserungspotential. Die Erwartungen der Gremien sind insbesondere im Bereich Bau sehr hoch; hier und auch an anderen Stellen wünscht man sich eine stärkere Unterstützung. Es zeigt sich auch, dass die genaue Abgrenzung der Aufgaben zwischen den Gremien, der Verwaltungsleitung und der Rendantur besser vermittelt werden muss, um die Zusammenarbeit noch weiter zu stärken.

In der Hauptabteilung Seelsorge-Personal wurde die Abteilung Verwaltungsleitungen – Einsatz und regionale Begleitung eingerichtet; diese verantwortet alle Koordinations- und Verwaltungsaufgaben (Einstellung, Fortbildung, Einsatzplanung etc.) und hat alle Seelsorgebereiche im Blick. Die Abteilung ermöglicht ein Bewerbungsverfahren mit hoher Qualität und eine gute Koordination der Einsatzplanung. Alle Verwaltungsleitungen sind wie die Pastoralen Dienste beim Erzbistum Köln und nicht bei der örtlichen Gemeinde angestellt. Im Alltagsgeschäft ist der örtliche Pfarrer der Vorgesetze der Verwaltungsleitung.

Die Verwaltungsleitungen bringen meist ein abgeschlossenes Studium und Kompetenzen in der Personalführung mit oder zeichnen sich durch langjährige Berufserfahrung in leitender Tätigkeit aus.

Im Rahmen der Pilotierung wurde ein umfangreiches Führungs- und Qualifizierungskonzept erarbeitet: Was sind die Besonderheiten im kirchlichen Dienst? Wie werden die nötigen fachlichen Kompetenzen, zum Beispiel zur Kita-Steuerung, vermittelt? Welches gemeinsame Verständnis von Personalführung haben Pfarrer und Verwaltungsleitung?

Mehr, als man auf den ersten Blick denkt. Die Verwaltungsleitung wird Vorgesetzter über sämtliches Personal in der Kirchengemeinde; die wesentliche Aufgabe besteht daher in der Personalführung. Die Verwaltungsleitung übernimmt die Kita-Trägervertretung; sie erhält Vollmachten und trifft in diesem Rahmen Entscheidungen für die Kirchengemeinden.

Verwaltungsreferenten sind Ansprechpartner bei inhaltlichen Verwaltungsfragen und Berater der Kirchengemeinde, sie treffen aber keine Entscheidungen für die Gemeinde. Verwaltungsreferenten üben zudem Aufgaben aus, für die eine Verwaltungsleitung nicht zuständig ist und sein wird, z.B. die Unterstützung bei der Wirtschaftsplanerstellung der Gemeinde, das Bereitstellen von Personal- und Finanzdaten zur Budgetsteuerung oder die Betreuung von Bauvorhaben.

Die Rolle des Verwaltungsreferenten wird sich in Zukunft ändern, da sich aufgrund der veränderten Aufgaben die Rendanturen neu aufstellen werden.

Dazu ein klares „Jein“. Ja, weil viele Verwaltungsaufgaben so zeitaufwändig und fachlich speziell geworden sind, dass die ehrenamtlichen Gremienmitglieder dankbar für die Unterstützung sind Man denke an Personaleinstellungen oder die Kita-Budgetplanung. Nein, weil trotz Verwaltungsleitung die KV/KGV-Mitglieder das Recht und die Pflicht behalten, die Entscheidungen für die Kirchengemeinden zu treffen. Die Verwaltungsleitung soll keine genuinen KV/KGV-Aufgaben übernehmen.

Die Verwaltungsleitung steuert die Arbeit der einzelnen Kitas. Sie ist erste Ansprechpartnerin für die Rendantur und stimmt sich regelmäßig mit dem Kita-Ausschuss und den einzelnen Kita-Leitungen ab. Die Verwaltungsleitung ist allerdings keine zweite Einrichtungsleitung. Die direkte Vorgesetzte für die Mitarbeitenden der Kitas bleibt wie bisher die Kita-Leitung.

Seit der Entscheidung zur flächendeckenden Einführung von Verwaltungsleitungen im Mai 2016 sollen pro Jahr 40 neue Verwaltungsleitungen eingestellt und qualifiziert werden. Aktuell (Dezember 2018) sind bereits in 133 Seelsorgebereichen Verwaltungsleitungen tätig.

Bis zum Jahr 2020 sollen alle Pfarrer die Unterstützung durch eine Verwaltungsleitung in Anspruch nehmen können.

Das Bewerbungsverfahren ist zweistufig. Zunächst führt die Abteilung Verwaltungsleitungen eine Bewerberauswahl durch und prüft die fachliche und persönliche Eignung. Grundsätzlich geeignete Bewerberinnen und Bewerber werden dann dem Pfarrer vorgestellt, der für sich prüft, ob die „Chemie“ stimmt. Hierbei kann er sich von einem Mitglied des Kirchenvorstandes oder seines Pastoralteams beraten lassen. Der Pfarrer entscheidet dann über den Einsatz in seinem Seelsorgebereich. Die Einstellung einer Verwaltungsleitung erfolgt erst dann, wenn in diesem zweistufigen Verfahren eine konkrete passende Einsatzstelle für sie gefunden wurde.